Revista Social Fronteriza ISSN: 2806-5913 | doi: 10.59814/resofro.2024.4(2)e240
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Artículo de investigación
Eficiencia administrativa y procesos de matriculación en
instituciones de educación superior
Administrative efficiency and enrollment processes in higher education institutions
Geovanny Francisco Ruiz Muñoz
Universidad de Guayaquil, Ecuador, geovanny.ruizm@ug.edu.ec
https://orcid.org/0000-0001-7529-6342
Julia Isabel Santos Tomalá
Universidad de Guayaquil, Ecuador, julia.santost@ug.edu.ec
https://orcid.org/0009-0008-1216-237X
Autor de Correspondencia: Geovanny Francisco Ruiz Muñoz, geovanny.ruizm@ug.edu.ec
INFORMACIÓN DEL ARTÍCULO
Recibido: 10 marzo | Aceptado: 14 abril 2024 | Publicado online: 19 abril 2024
CITACIÓN
Ruiz-Muñoz, G. y Santos-Tomalá, J. Eficiencia administrativa y procesos de matriculación en instituciones de educación superior. Revista Social
Fronteriza 2024; 4(2): e240. https://doi.org/10.59814/resofro.2024.4(2)240
Esta obra está bajo una licencia internacional Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivadas 4.0.
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RESUMEN
La eficiencia administrativa y los procesos de matriculación son aspectos cruciales para garantizar un
acceso equitativo y una gestión efectiva de los recursos en las instituciones de educación superior. El
presente estudio tuvo como objetivo evaluar estos procesos en la Universidad de Guayaquil, Ecuador, con
el fin de identificar áreas de mejora y proponer estrategias de optimización. Se empleó una metodología
mixta que combinó técnicas cuantitativas, como encuestas al personal administrativo y académico, y
cualitativas, como entrevistas con representantes estudiantiles, grupos focales y observación participante.
Los resultados revelaron una percepción moderada de eficiencia y satisfacción, resaltando la necesidad de
optimizar el aprovechamiento de recursos humanos y tecnológicos, mejorar la comunicación y atención
al estudiante, implementar sistemas en línea, ampliar la infraestructura física y promover una cultura de
mejora continua. Se concluye que una gestión administrativa eficiente, alineada con la normativa vigente,
contribuye parcialmente a simplificar los procesos de matriculación, pero se requiere un abordaje integral
que involucre factores como la capacitación del personal, la gestión del cambio organizacional y la
participación de los estudiantes.
Palabras claves: eficiencia administrativa, procesos de matriculación, educación superior.
ABSTRACT
Administrative efficiency and enrollment processes are crucial aspects to ensure equitable access and
effective resource management in higher education institutions. This study aimed to evaluate these
processes at the University of Guayaquil, Ecuador, to identify areas for improvement and propose
optimization strategies. A mixed methodology was employed, combining quantitative techniques such as
surveys with administrative and academic staff, and qualitative methods including interviews with student
representatives, focus groups, and participant observation. The results revealed a moderate perception of
efficiency and satisfaction, highlighting the need to optimize the use of human and technological
resources, improve communication and student support, implement online systems, expand physical
infrastructure, and promote a culture of continuous improvement. It is concluded that efficient
administrative management, aligned with current regulations, partially contributes to streamlining
enrollment processes, but a comprehensive approach is required involving factors such as staff training,
organizational change management, and active student participation.
Keywords: administrative efficiency, enrollment processes, higher education.
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1. Introducción
La eficiencia administrativa y los procesos de matriculación en las instituciones de educación
superior son aspectos fundamentales para garantizar un acceso equitativo y una gestión
efectiva de los recursos educativos. En Ecuador, el Sistema de Educación Superior se rige
por la Ley Orgánica de Educación Superior (LOES) y su Reglamento General, los cuales
establecen principios y lineamientos para asegurar la calidad y el funcionamiento adecuado
de estas instituciones.
La importancia de este tema radica en su impacto directo en la experiencia estudiantil y en el
cumplimiento de los objetivos institucionales. Una gestión administrativa eficiente y
procesos de matriculación fluidos pueden contribuir a una mejor satisfacción de los
estudiantes, un aprovechamiento óptimo de los recursos y una mayor retención estudiantil
(Reglamento de Régimen Académico, 2022).
Diversos estudios han abordado esta temática en diferentes contextos geográficos. Por
ejemplo, en Colombia, Garcés-Cano et al. (2021) analizaron la gestión administrativa y su
influencia en la calidad educativa, destacando la importancia de una planificación estratégica
y una adecuada asignación de recursos. En Perú, Villanueva-Barrón (2019) examinó los
factores que afectan la eficiencia en los procesos de matriculación, identificando la necesidad
de mejorar la comunicación y la organización.
En el contexto ecuatoriano, el Reglamento para la Aprobación de Proyectos de Carreras y
Programas de Grado y Posgrado de las Universidades y Escuelas Politécnicas (2019)
establece los requisitos y procedimientos para la apertura y gestión de nuevas ofertas
académicas, lo cual incide directamente en los procesos de matriculación.
El objetivo principal de este estudio es evaluar la eficiencia administrativa y los procesos de
matriculación en las instituciones de educación superior en Ecuador, con el fin de identificar
áreas de mejora y proponer estrategias para optimizar estos procesos clave. Se plantea la
hipótesis de que una gestión administrativa eficiente, alineada con la normativa vigente,
contribuirá a simplificar y agilizar los procesos de matriculación, mejorando la experiencia
estudiantil y el aprovechamiento de los recursos institucionales.
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2. Desarrollo
El estudio de la eficiencia administrativa y los procesos de matriculación en instituciones de
educación superior ha adquirido una relevancia creciente en los últimos años, dado su
impacto en la calidad educativa, la satisfacción estudiantil y el aprovechamiento de los
recursos institucionales. Esta sección presenta una revisión exhaustiva de la literatura
científica existente sobre el tema, con el objetivo de identificar los avances, tendencias y
desafíos actuales en este campo.
Para elaborar este estado del arte, se realizó una búsqueda sistemática en bases de datos
académicas como Scopus, Web of Science, ERIC y SciELO, utilizando palabras clave
relacionadas con la eficiencia administrativa, procesos de matriculación, gestión universitaria
y educación superior. Se seleccionaron artículos científicos publicados en revistas indexadas
en los últimos diez años, priorizando aquellos con enfoques empíricos y teóricos relevantes
para el contexto ecuatoriano. Además, se incluyeron documentos normativos y
reglamentarios emitidos por organismos rectores de la educación superior en Ecuador.
Eficiencia administrativa en instituciones de educación superior
La eficiencia administrativa en las instituciones de educación superior es un factor crítico
para el logro de los objetivos institucionales y la calidad educativa. En el contexto de los
procesos de matriculación, una gestión eficiente de los recursos puede facilitar y agilizar
todas las etapas involucradas, desde la admisión hasta el registro y pago de aranceles.
Una de las áreas clave para lograr la eficiencia administrativa es la gestión de los recursos
humanos. Contar con personal capacitado, motivado y con una clara comprensión de los
procesos institucionales puede marcar una diferencia significativa en la calidad del servicio
brindado a los estudiantes durante el proceso de matriculación. Según el Reglamento de
Carrera y Escalafón del Profesor e Investigador del Sistema de Educación Superior (2018),
las instituciones ecuatorianas deben promover la capacitación continua de su personal
administrativo y académico, así como fomentar un clima organizacional favorable que
promueva el compromiso y la productividad.
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Además de los recursos humanos, la eficiencia administrativa también requiere una adecuada
gestión de los recursos financieros y tecnológicos. La implementación de sistemas de
información y bases de datos integradas puede simplificar tareas como la verificación de
requisitos, el procesamiento de solicitudes y la asignación de cupos (Hernández-Arteaga et
al., 2020). Estas herramientas tecnológicas pueden reducir los tiempos de respuesta,
minimizar errores y brindar una experiencia más fluida a los estudiantes durante el proceso
de matriculación.
Por otro lado, una planificación estratégica y una adecuada asignación de los recursos
financieros son fundamentales para garantizar una atención oportuna y de calidad durante los
períodos de mayor demanda de matriculación. Según Garcés-Cano et al. (2021), la
planificación estratégica permite anticipar y prepararse adecuadamente para los picos de
demanda, evitando cuellos de botella y retrasos en los procesos.
Otro aspecto clave para la eficiencia administrativa es la implementación de sistemas de
gestión de la calidad. Como mencionan López-Leyva et al. (2019), estos sistemas permiten
estandarizar procesos, identificar áreas de mejora y promover una cultura de mejora continua
en todas las áreas de la institución, incluyendo los procesos administrativos relacionados con
la matriculación.
Además, la evaluación institucional y la medición continua del desempeño son herramientas
valiosas para mejorar la eficiencia administrativa. Fernández-Ruiz et al. (2022) resaltan la
importancia de contar con indicadores de eficiencia y calidad que permitan monitorear los
procesos, detectar áreas de oportunidad y tomar decisiones basadas en datos para optimizar
los recursos disponibles.
En resumen, la eficiencia administrativa en las instituciones de educación superior requiere
un enfoque integral que involucre la gestión de recursos humanos, financieros y tecnológicos,
así como la implementación de sistemas de gestión de la calidad, evaluación institucional y
planificación estratégica. Al abordar estos aspectos de manera coordinada, las instituciones
pueden lograr una optimización de sus procesos administrativos, incluyendo los relacionados
con la matriculación estudiantil, lo que se traduce en una mejor experiencia para los
estudiantes y un aprovechamiento óptimo de los recursos institucionales.
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Procesos de matriculación en educación superior
Los procesos de matriculación en las instituciones de educación superior son fundamentales
para garantizar el acceso equitativo y la gestión eficiente de los recursos educativos. Estos
procesos, que implican la admisión, registro, selección de cursos y pago de aranceles, deben
ser diseñados y gestionados de manera eficiente para brindar una experiencia satisfactoria a
los estudiantes y optimizar el uso de los recursos institucionales.
Según el Reglamento de Régimen Académico (2022), los procesos de matriculación en
Ecuador deben estar regidos por principios de transparencia, igualdad de oportunidades y no
discriminación. Esto implica que las instituciones deben contar con procedimientos claros y
estandarizados, que sean accesibles y equitativos para todos los aspirantes,
independientemente de su origen, condición social o económica.
Uno de los principales desafíos en los procesos de matriculación es la gestión adecuada de la
información y la comunicación con los estudiantes. Villanueva-Barrón (2019) destaca la
importancia de contar con canales de comunicación efectivos y personal capacitado para
brindar orientación y resolver dudas durante todo el proceso. Además, la organización y
sistematización de la información relacionada con requisitos, cupos disponibles y plazos es
fundamental para evitar confusiones y retrasos.
Otro aspecto clave es la optimización de los tiempos y recursos involucrados en los procesos
de matriculación. Según Sánchez-Galán et al. (2020), la implementación de sistemas de
matrícula en línea puede reducir significativamente los tiempos de procesamiento y los costos
administrativos asociados. Estos sistemas permiten a los estudiantes realizar trámites y pagos
de manera remota, evitando largas filas y desplazamientos innecesarios.
Sin embargo, la implementación de tecnologías en los procesos de matriculación también
presenta desafíos, como la brecha digital, la capacitación del personal y la seguridad de los
datos (Villanueva-Barrón, 2019). Por lo tanto, es fundamental que las instituciones diseñen
estrategias para abordar estas barreras y garantizar un acceso equitativo a los sistemas en
línea, así como la protección de la información personal de los estudiantes.
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Además de la eficiencia operativa, los procesos de matriculación deben estar alineados con
las políticas y normativas vigentes en el país. En Ecuador, el Reglamento para la Aprobación
de Proyectos de Carreras y Programas de Grado y Posgrado de las Universidades y Escuelas
Politécnicas (2019) establece los requisitos y procedimientos para la apertura y gestión de
nuevas ofertas académicas, lo cual incide directamente en los procesos de matriculación.
Asimismo, el Reglamento de Régimen Académico (2022) norma aspectos relacionados con
la admisión, matrícula, derechos y deberes estudiantiles.
Por otra parte, la gestión de la calidad y la evaluación institucional son herramientas valiosas
para mejorar la eficiencia de los procesos de matriculación. Según el Modelo de Evaluación
Externa de Carreras Presenciales y Semipresenciales (2020), las instituciones deben contar
con mecanismos de seguimiento y evaluación de estos procesos, con el fin de identificar áreas
de mejora y promover acciones correctivas.
En resumen, los procesos de matriculación en las instituciones de educación superior
requieren un enfoque integral que considere aspectos como la transparencia, la equidad, la
comunicación efectiva, la optimización de tiempos y recursos, la implementación de
tecnologías, el cumplimiento normativo y la gestión de la calidad. Al abordar estos elementos
de manera coordinada, las instituciones pueden lograr una mayor eficiencia en estos procesos
clave, lo que se traduce en una mejor experiencia para los estudiantes y un aprovechamiento
óptimo de los recursos institucionales.
Integración de tecnologías de la información y comunicación (TIC)
La incorporación de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en los procesos
administrativos y académicos de las instituciones de educación superior ha demostrado ser
una estrategia efectiva para mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios brindados.
En el ámbito específico de los procesos de matriculación, la implementación de sistemas en
línea y herramientas tecnológicas puede simplificar y agilizar tareas cruciales, como la
solicitud de admisión, el registro de datos, la selección de cursos y el pago de aranceles.
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Uno de los principales beneficios de la integración de las TIC en los procesos de
matriculación es la reducción de tiempos y costos administrativos. Según Sánchez-Galán et
al. (2020), la implementación de un sistema de matrícula en línea en una universidad
mexicana permitió disminuir los tiempos de procesamiento y los costos asociados al personal
y los recursos físicos involucrados en este proceso. Además, los estudiantes reportaron una
mayor satisfacción al poder realizar trámites y pagos de manera remota, evitando largas filas
y desplazamientos innecesarios.
Otra ventaja significativa es la posibilidad de mejorar la comunicación y la difusión de
información relevante durante el proceso de matriculación. Las instituciones pueden utilizar
plataformas en línea, correos electrónicos, aplicaciones móviles y redes sociales para
mantener informados a los estudiantes sobre requisitos, plazos, cupos disponibles y cualquier
actualización o cambio en los procedimientos. Esta comunicación efectiva y oportuna puede
reducir confusiones, aumentar la transparencia y facilitar una experiencia más fluida para los
aspirantes.
Sin embargo, la integración de las TIC en los procesos de matriculación también presenta
desafíos que deben ser abordados adecuadamente. Uno de los principales obstáculos es la
brecha digital, que puede limitar el acceso y el uso efectivo de estas tecnologías por parte de
algunos grupos de estudiantes (Villanueva-Barrón, 2019). Por lo tanto, las instituciones
deben implementar estrategias para garantizar la inclusión digital, como la capacitación en
el uso de herramientas tecnológicas, la provisión de equipos y acceso a internet en los
campus, y la disponibilidad de canales alternativos para aquellos que no puedan acceder a
los sistemas en línea.
Otro desafío importante es la seguridad y protección de los datos personales de los
estudiantes. Al manejar información sensible como nombres, identificaciones, calificaciones
y datos financieros, las instituciones deben cumplir con estrictas medidas de ciberseguridad
y privacidad de datos.
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Esto implica la implementación de protocolos de encriptación, autenticación de usuarios,
respaldo de información y monitoreo constante para prevenir amenazas como el robo de
identidad o el acceso no autorizado a los sistemas.
Además, la capacitación del personal administrativo y académico en el uso efectivo de las
herramientas tecnológicas es fundamental para garantizar una implementación exitosa.
Hernández-Arteaga et al. (2020) encontraron que la falta de capacitación adecuada puede
generar resistencia al cambio y una percepción negativa sobre la utilidad de los sistemas de
información en la gestión administrativa.
En este sentido, es recomendable que las instituciones de educación superior desarrollen
programas de formación continua para sus colaboradores, enfocados en el uso de las TIC en
los procesos administrativos y académicos, incluyendo los relacionados con la matriculación.
Estos programas deben abordar no solo los aspectos técnicos, sino también las implicaciones
organizacionales y culturales que conlleva la adopción de nuevas tecnologías.
En resumen, la integración de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en
los procesos de matriculación puede brindar numerosos beneficios en términos de eficiencia,
calidad y satisfacción estudiantil. Sin embargo, también implica desafíos como la brecha
digital, la seguridad de datos, la capacitación del personal y la gestión del cambio
organizacional. Las instituciones de educación superior deben abordar estos retos de manera
integral, mediante políticas, estrategias y planes de acción que permitan aprovechar al
máximo el potencial de las TIC en la optimización de los procesos de matriculación.
Gestión de la calidad y evaluación institucional
La gestión de la calidad y la evaluación institucional son elementos fundamentales para
promover la mejora continua y la eficiencia en los procesos administrativos y académicos de
las instituciones de educación superior, incluyendo aquellos relacionados con la
matriculación estudiantil.
Mediante la implementación de sistemas de gestión de la calidad y la realización de
evaluaciones periódicas, las universidades y escuelas politécnicas pueden identificar áreas de
oportunidad, estandarizar procesos, reducir errores y brindar un servicio de mayor calidad a
los estudiantes.
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En Ecuador, el Consejo de Educación Superior (CES) ha establecido modelos y reglamentos
que orientan la gestión de la calidad y la evaluación institucional en el Sistema de Educación
Superior. El Modelo de Evaluación Institucional de Universidades y Escuelas Politécnicas
(2019) y el Modelo de Evaluación Externa de Carreras Presenciales y Semipresenciales
(2020) son documentos clave que definen los criterios y procedimientos para evaluar el
desempeño de las instituciones y sus programas académicos.
Estos modelos contemplan aspectos relacionados con la eficiencia administrativa y los
procesos de matriculación, como la gestión de recursos, la infraestructura, los sistemas de
información y la atención a estudiantes. Al realizar evaluaciones externas e internas basadas
en estos modelos, las universidades pueden identificar fortalezas y debilidades en sus
procesos de matriculación, recibir retroalimentación y recomendaciones, y establecer planes
de mejora continua.
Además de los modelos de evaluación, las instituciones de educación superior pueden
implementar sistemas de gestión de la calidad certificados, como la norma ISO 9001, para
estandarizar y optimizar sus procesos administrativos y académicos. Según López-Leyva et
al. (2019), la implementación de estos sistemas en universidades mexicanas ha demostrado
una mejora significativa en la eficiencia y la calidad de los servicios brindados a los
estudiantes.
Un aspecto clave de la gestión de la calidad es la definición de indicadores y métricas que
permitan medir y monitorear el desempeño de los procesos de manera objetiva. En el caso
de los procesos de matriculación, algunas métricas relevantes podrían ser el tiempo promedio
de respuesta a solicitudes, el porcentaje de errores en la asignación de cursos, la satisfacción
estudiantil con el proceso, y el aprovechamiento de los recursos humanos y tecnológicos
involucrados.
Estos indicadores deben ser evaluados periódicamente y utilizados como insumos para la
toma de decisiones y la implementación de acciones correctivas y preventivas. Fernández-
Ruiz et al. (2022) destacan la importancia de contar con un enfoque sistemático y proactivo
en la gestión de la calidad, que permita anticipar y abordar potenciales problemas en los
procesos antes de que ocurran, en lugar de reaccionar ante situaciones ya establecidas.
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Otro aspecto fundamental de la gestión de la calidad es la promoción de una cultura
organizacional enfocada en la mejora continua y la excelencia en el servicio. Esto implica
involucrar a todos los actores relevantes, desde el personal administrativo y académico hasta
las autoridades institucionales, en la identificación de oportunidades de mejora y la
implementación de acciones correctivas.
Adicionalmente, las instituciones de educación superior deben fomentar la retroalimentación
y la participación activa de los estudiantes en la evaluación y mejora de los procesos de
matriculación. Mediante encuestas de satisfacción, grupos focales y canales de comunicación
abiertos, las universidades pueden conocer de primera mano las experiencias y perspectivas
de los estudiantes, lo que les permitirá ajustar y optimizar sus procesos para brindar un
servicio más centrado en las necesidades de esta población clave.
En resumen, la gestión de la calidad y la evaluación institucional son herramientas poderosas
que contribuyen a la eficiencia administrativa y a la optimización de los procesos de
matriculación en las instituciones de educación superior. Al implementar sistemas de gestión
de la calidad, realizar evaluaciones periódicas, establecer indicadores de desempeño,
promover una cultura de mejora continua y fomentar la participación de los estudiantes, las
universidades y escuelas politécnicas pueden lograr una mayor eficiencia en estos procesos
críticos, lo que se traduce en una mejor experiencia para los estudiantes y un
aprovechamiento óptimo de los recursos institucionales.
Factores organizacionales y culturales
Los factores organizacionales y culturales desempeñan un papel fundamental en la eficiencia
administrativa y los procesos de matriculación en instituciones de educación superior. Estos
elementos, que van más allá de los aspectos técnicos y operativos, influyen directamente en
la capacidad de las organizaciones para implementar cambios, adoptar nuevas prácticas y
tecnologías, y promover una cultura de mejora continua.
Uno de los factores clave es la cultura organizacional, entendida como el conjunto de valores,
creencias, normas y comportamientos compartidos por los miembros de una institución.
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Según Rosario et al. (2021), una cultura organizacional orientada a la innovación, la
flexibilidad y el aprendizaje continuo facilita la adopción de prácticas y herramientas que
optimizan los procesos administrativos y académicos.
En este sentido, Contreras-Soto et al. (2020) exploraron el impacto de la cultura
organizacional en la implementación de sistemas de gestión de la calidad en universidades
chilenas. Su investigación reveló que las instituciones con una cultura más flexible, abierta
al cambio y centrada en la mejora continua lograron adoptar e integrar estos sistemas de
manera más efectiva, lo que se tradujo en una mayor eficiencia en sus procesos.
Otro factor clave es el liderazgo dentro de las instituciones de educación superior. Un
liderazgo transformacional y participativo puede promover el compromiso y la participación
de todos los actores involucrados en los procesos de matriculación, lo que contribuye a una
mayor eficiencia (Arcos-Vega et al., 2019). Los líderes universitarios deben ser capaces de
comunicar de manera efectiva la visión y los objetivos institucionales, involucrar a los
equipos de trabajo en la toma de decisiones y fomentar un ambiente de colaboración y
aprendizaje continuo. Además, es fundamental que los líderes asuman un rol activo en la
gestión del cambio y la superación de resistencias organizacionales. La implementación de
estrategias y cambios para mejorar la eficiencia administrativa y los procesos de
matriculación suele enfrentar desafíos inherentes a la gestión del cambio, como la falta de
comunicación efectiva, la incertidumbre y la rigidez organizacional (Vásquez-Gómez et al.,
2021).
En este contexto, García-Peñalvo et al. (2020) propusieron un marco de trabajo para la
gestión del cambio en la transformación digital de las instituciones de educación superior.
Este marco destaca la importancia de la planificación estratégica, la capacitación del
personal, la participación de los diferentes actores involucrados y la evaluación continua de
los procesos de cambio.
Otro aspecto importante es el compromiso institucional con la eficiencia y la mejora
continua. Las universidades y escuelas politécnicas deben promover una cultura de calidad y
excelencia en todos sus procesos, incluyendo los relacionados con la matriculación.
Esto implica establecer políticas, procedimientos y mecanismos de seguimiento y evaluación
que permitan identificar áreas de mejora y tomar acciones correctivas de manera oportuna.
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Adicionalmente, es fundamental que las instituciones de educación superior fomenten la
participación y la retroalimentación de los estudiantes en relación con los procesos de
matriculación. A través de encuestas, grupos focales y canales de comunicación abiertos, las
universidades pueden conocer de primera mano las experiencias y perspectivas de los
estudiantes, lo que les permitirá ajustar sus procesos y prácticas para brindar un servicio más
centrado en las necesidades de esta población clave.
En resumen, los factores organizacionales y culturales, como la cultura organizacional, el
liderazgo, la gestión del cambio, el compromiso institucional y la participación estudiantil,
desempeñan un papel fundamental en la eficiencia administrativa y los procesos de
matriculación en instituciones de educación superior. Al abordar estos aspectos de manera
integral, las universidades y escuelas politécnicas pueden crear un ambiente propicio para la
adopción de prácticas y tecnologías que optimicen sus procesos, promuevan una cultura de
mejora continua y brinden un servicio de calidad a los estudiantes.
Gestión del cambio y resistencia organizacional
La implementación de cambios y estrategias para mejorar la eficiencia administrativa y los
procesos de matriculación en instituciones de educación superior suele enfrentar resistencias
y desafíos inherentes a la gestión del cambio organizacional. Este fenómeno, que ha sido
ampliamente estudiado en la literatura académica, puede representar un obstáculo
significativo para la adopción de nuevas prácticas, tecnologías y enfoques en el ámbito
universitario.
Según Vásquez-Gómez et al. (2021), la resistencia al cambio en las universidades puede
originarse por diversas razones, entre las que destacan la falta de comunicación efectiva, la
incertidumbre ante lo desconocido, la rigidez organizacional y la percepción de amenaza a
los intereses individuales o grupales. Estos factores pueden generar actitudes de
escepticismo, temor y rechazo hacia las iniciativas de cambio, dificultando su
implementación y reduciendo su efectividad.
En este contexto, la gestión del cambio se convierte en una herramienta fundamental para
abordar estas resistencias y facilitar la adopción exitosa de las transformaciones necesarias.
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García-Peñalvo et al. (2020) propusieron un marco de trabajo integral para la gestión del
cambio en el contexto de la transformación digital de las instituciones de educación superior,
el cual puede ser aplicado a los procesos de mejora de la eficiencia administrativa y la
matriculación.
Este marco destaca la importancia de la planificación estratégica como primer paso
fundamental. Las instituciones deben establecer una visión clara de los cambios deseados,
los objetivos a alcanzar y las estrategias a implementar. Además, deben identificar a los
actores clave involucrados, tanto internos como externos, y analizar su impacto potencial en
el proceso de cambio.
Una vez definida la planificación estratégica, es crucial desarrollar un plan de comunicación
efectivo que permita informar, sensibilizar y comprometer a todos los actores relevantes. La
comunicación debe ser transparente, constante y bidireccional, brindando espacios para la
retroalimentación y la participación activa de los involucrados.
Otro aspecto fundamental es la capacitación y el desarrollo de competencias en los miembros
de la organización. Tanto el personal administrativo como el académico deben recibir
formación adecuada en las nuevas prácticas, herramientas y tecnologías que se
implementarán, para garantizar su correcta utilización y apropiación.
Además, es fundamental promover la participación de los diferentes actores en el proceso de
cambio. Esto implica crear espacios para la colaboración, la toma de decisiones conjunta y
la co-creación de soluciones. Al involucrar a los diferentes grupos de interés, se fomenta un
sentido de pertenencia y compromiso con los cambios implementados, reduciendo así las
resistencias potenciales.
Finalmente, la evaluación continua y la retroalimentación son esenciales para ajustar y
mejorar los procesos de cambio en curso. Las instituciones deben establecer indicadores de
seguimiento y mecanismos de monitoreo que permitan identificar áreas de mejora, obstáculos
y oportunidades de optimización.
En el contexto específico de la mejora de la eficiencia administrativa y los procesos de
matriculación, la gestión del cambio implica abordar las resistencias que puedan surgir ante
la implementación de nuevas prácticas, sistemas de información, procedimientos o
tecnologías.
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Por ejemplo, la adopción de sistemas de matrícula en línea puede generar incertidumbre y
rechazo entre algunos miembros del personal administrativo o académico, debido a la
percepción de amenaza a sus roles y funciones tradicionales.
En estos casos, es crucial desarrollar estrategias de comunicación y capacitación adecuadas,
que resalten los beneficios de los cambios propuestos y brinden las herramientas necesarias
para una transición fluida. Además, es fundamental involucrar a los diferentes actores en el
diseño e implementación de estos cambios, fomentando su participación y compromiso.
En resumen, la gestión del cambio y la superación de las resistencias organizacionales son
aspectos críticos para la mejora de la eficiencia administrativa y los procesos de
matriculación en instituciones de educación superior. Mediante una planificación estratégica,
una comunicación efectiva, la capacitación, la participación de los involucrados y la
evaluación continua, las universidades y escuelas politécnicas pueden abordar estos desafíos
y crear un ambiente propicio para la adopción exitosa de nuevas prácticas y tecnologías que
optimicen sus procesos clave.
Sostenibilidad y gestión de recursos
La eficiencia administrativa y los procesos de matriculación en instituciones de educación
superior deben ser abordados desde una perspectiva de sostenibilidad y gestión responsable
de los recursos. Esto implica optimizar el uso de recursos financieros, energéticos, hídricos
y de infraestructura en todas las etapas y actividades involucradas, con el fin de minimizar el
impacto ambiental, promover la equidad social y garantizar la viabilidad económica a largo
plazo.
En el contexto ecuatoriano, el Reglamento para Garantizar el Cumplimiento de la Gratuidad
de la Educación Superior Pública (2018) establece lineamientos específicos para promover
una gestión eficiente y sostenible de los recursos financieros en las instituciones públicas.
Este reglamento enfatiza la importancia de optimizar el uso de los recursos económicos,
evitar gastos innecesarios y fomentar la transparencia y rendición de cuentas en la asignación
y ejecución presupuestaria.
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Desde esta perspectiva, las instituciones de educación superior deben implementar
estrategias y prácticas que permitan una gestión sostenible de los recursos involucrados en
los procesos de matriculación. Por ejemplo, la implementación de sistemas de matrícula en
línea puede contribuir a reducir el consumo de papel, tinta y otros materiales de oficina, al
minimizar la necesidad de trámites presenciales y documentación física (Sánchez-Galán et
al., 2020).
Además, la optimización de los recursos humanos y tecnológicos durante los períodos de
mayor demanda de matriculación puede contribuir a una gestión más eficiente y sostenible.
Mediante una adecuada planificación y distribución de las cargas de trabajo, las instituciones
pueden evitar la contratación excesiva de personal temporal o el uso ineficiente de recursos
tecnológicos, lo que se traduce en ahorros económicos y una menor huella ambiental.
Otro aspecto relevante es la gestión sostenible de los recursos energéticos e hídricos en los
campus universitarios. Durante los períodos de matriculación, el flujo de estudiantes y
personal puede aumentar significativamente, lo que implica un mayor consumo de energía
eléctrica, agua y generación de residuos. En este sentido, es fundamental implementar
prácticas de eficiencia energética, como el uso de iluminación LED, sistemas de
climatización inteligentes y fuentes de energía renovable (Rodríguez-Jiménez et al., 2020).
Asimismo, las instituciones deben promover el uso responsable del agua, a través de la
instalación de dispositivos ahorradores, la reutilización de aguas grises y la concientización
de la comunidad universitaria sobre la importancia de conservar este recurso vital (Martínez-
Huerta et al., 2019).
Otro aspecto clave es la gestión sostenible de la infraestructura física de los campus. Durante
los procesos de matriculación, los espacios destinados a la atención de estudiantes, como
oficinas, auditorios y salas de espera, pueden experimentar una alta afluencia y desgaste. Por
lo tanto, es fundamental contar con planes de mantenimiento preventivo y correctivo que
garanticen la conservación y el aprovechamiento óptimo de estas instalaciones, evitando
costos excesivos de reparación o reemplazo.
Además de los aspectos ambientales y económicos, la sostenibilidad en la educación superior
también implica considerar la dimensión social y la equidad.
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Las instituciones deben asegurar que sus procesos de matriculación sean accesibles e
inclusivos para todos los estudiantes, independientemente de su condición socioeconómica,
origen étnico o discapacidad. Esto puede implicar la implementación de mecanismos de
apoyo financiero, adaptaciones para personas con discapacidad y la promoción de la
diversidad y la no discriminación en todos los ámbitos institucionales.
En resumen, la sostenibilidad y la gestión responsable de los recursos son aspectos
fundamentales que deben ser considerados en la eficiencia administrativa y los procesos de
matriculación en instituciones de educación superior. Al implementar estrategias y prácticas
que optimicen el uso de recursos financieros, energéticos, hídricos y de infraestructura, las
universidades y escuelas politécnicas pueden contribuir a la preservación del medio
ambiente, la viabilidad económica a largo plazo y la promoción de la equidad social. Estas
acciones no solo benefician a la institución, sino también a la sociedad en su conjunto, al
formar profesionales comprometidos con el desarrollo sostenible.
Internacionalización y cooperación interinstitucional
En un contexto globalizado y altamente interconectado, la eficiencia administrativa y los
procesos de matriculación en instituciones de educación superior deben ser analizados desde
una perspectiva internacional y de cooperación interinstitucional. La internacionalización de
la educación superior y la colaboración entre universidades de diferentes países y regiones
pueden brindar oportunidades para mejorar la eficiencia, compartir mejores prácticas y
armonizar políticas y procedimientos. Según Gómez-Proaño et al. (2022), la
internacionalización de los procesos administrativos y académicos puede contribuir a la
mejora de la eficiencia y la calidad educativa en las instituciones de educación superior. Esto
se logra a través del intercambio de conocimientos, la adopción de estándares internacionales
y la implementación de estrategias y herramientas validadas en diferentes contextos globales.
En el ámbito específico de los procesos de matriculación, la cooperación interinstitucional
puede facilitar el desarrollo e implementación de sistemas de información y gestión
administrativa integrados a nivel regional o internacional.
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Según Rodríguez-Ponce et al. (2021), varias universidades latinoamericanas han establecido
alianzas para la creación de plataformas digitales unificadas que simplifican los procesos de
admisión, registro y matrícula de estudiantes, incluyendo aquellos que desean realizar
movilidades o intercambios académicos.
Estas iniciativas de cooperación no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también
fomentan la internacionalización de la educación superior al facilitar el movimiento de
estudiantes entre instituciones y países. Además, la armonización de políticas y
procedimientos relacionados con la matriculación puede facilitar el reconocimiento mutuo
de créditos y títulos académicos, lo que beneficia tanto a los estudiantes como a las
instituciones involucradas.
Otro aspecto relevante de la cooperación interinstitucional es el intercambio de mejores
prácticas y lecciones aprendidas en relación con la eficiencia administrativa y los procesos
de matriculación. A través de redes de colaboración, conferencias y publicaciones
académicas, las instituciones de educación superior pueden acceder a experiencias exitosas
implementadas en otros países o regiones, y adaptar estas prácticas a su propio contexto
institucional (Fernández-Ruiz et al., 2020). Además, los estudios comparativos
internacionales pueden brindar insights valiosos sobre las políticas, regulaciones y enfoques
más efectivos para optimizar la eficiencia administrativa y los procesos de matriculación.
Álvarez et al. (2019) realizaron un análisis comparativo de las estrategias implementadas en
universidades de América Latina y Europa, identificando factores clave como la
automatización de procesos, la integración de sistemas de información y la capacitación del
personal.
Sin embargo, la internacionalización y la cooperación interinstitucional también presentan
desafíos que deben ser abordados de manera adecuada. Por ejemplo, las diferencias
culturales, normativas y estructurales entre instituciones y países pueden dificultar la
armonización de procesos y la adopción de enfoques estandarizados. Además, la brecha
tecnológica y los recursos limitados en algunas regiones pueden obstaculizar la
implementación de sistemas de información y gestión administrativa integrados a nivel
internacional.
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Para superar estos desafíos, es fundamental promover un diálogo constante y una
comunicación efectiva entre las instituciones participantes, así como el establecimiento de
acuerdos y marcos de cooperación claros que definan los objetivos, responsabilidades y
expectativas de cada parte involucrada. Además, es crucial contar con el respaldo y la
participación de los organismos rectores de la educación superior, tanto a nivel nacional
como internacional, para facilitar la armonización de normativas y la asignación de recursos
necesarios. En resumen, la internacionalización y la cooperación interinstitucional
representan oportunidades valiosas para mejorar la eficiencia administrativa y los procesos
de matriculación en instituciones de educación superior. A través del intercambio de
conocimientos, el desarrollo de sistemas integrados, la armonización de políticas y el
aprendizaje de mejores prácticas a nivel global, las universidades y escuelas politécnicas
pueden optimizar sus procesos clave, facilitar la movilidad estudiantil y promover la
internacionalización de la educación superior. Sin embargo, es fundamental abordar los
desafíos inherentes a esta cooperación mediante el diálogo, la comunicación efectiva y el
respaldo de los organismos rectores correspondientes.
3. Metodología
Para la recolección de datos en este estudio, se involucró a diversos actores clave de la
Universidad de Guayaquil, Ecuador, con el fin de obtener una perspectiva integral sobre la
eficiencia administrativa y los procesos de matriculación. La selección de los participantes
se realizó de manera intencional, buscando representar diferentes roles y áreas de la
institución relacionadas con el fenómeno de estudio.
En el ámbito administrativo, se contó con la participación de la Jefa de Registros Académicos
y Matriculación, quien lidera y supervisa directamente estos procesos. Además, se incluyó a
cuatro analistas de la misma jefatura, quienes están inmersos en las tareas operativas y tienen
un conocimiento profundo de los procedimientos, desafíos y oportunidades de mejora. Su
perspectiva resultó invaluable para comprender los detalles técnicos y prácticos de los
procesos de matriculación.
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Por parte del personal académico, se involucró a tres coordinadores de carrera de diferentes
facultades: Ciencias Administrativas, Ciencias Médicas, y Filosofía, Letras y Ciencias de la
Educación. Estos coordinadores son responsables de la gestión académica de sus respectivas
carreras y están directamente vinculados con los procesos de matriculación de los estudiantes.
Su aporte permitió comprender los impactos y necesidades específicas de cada área
disciplinar en relación con la eficiencia administrativa y los procesos de matrícula.
Además, se contó con la participación activa de cinco representantes estudiantiles de distintas
facultades. Estos estudiantes fueron seleccionados por sus pares y desempeñan roles de
liderazgo en las organizaciones estudiantiles. Su inclusión fue fundamental para obtener una
visión directa de las experiencias, percepciones y sugerencias de los usuarios finales de los
procesos de matriculación, lo que enriqueció significativamente la investigación.
La investigación siguió un enfoque mixto, combinando métodos cuantitativos y cualitativos
para obtener una comprensión profunda y multidimensional del fenómeno estudiado. Se
emplearon diversas estrategias, métodos, técnicas y herramientas de investigación científica.
En primer lugar, se realizó una exhaustiva revisión documental de normativas, reglamentos,
informes y estadísticas institucionales relacionadas con la eficiencia administrativa y los
procesos de matriculación. Esta revisión permitió contextualizar el estudio y establecer un
marco normativo y conceptual sólido.
Posteriormente, se aplicaron encuestas estructuradas al personal administrativo y académico
involucrado en los procesos de matriculación. Estas encuestas incluyeron preguntas cerradas
y escalas de medición validadas para evaluar variables como la eficiencia percibida, la
satisfacción con los procesos, la calidad del servicio, el aprovechamiento de recursos, entre
otras.
Además, se realizaron entrevistas semiestructuradas con los representantes estudiantiles y
grupos focales con el personal administrativo y académico. Estas técnicas cualitativas
permitieron explorar en profundidad las experiencias, opiniones, desafíos y sugerencias de
los participantes, enriqueciendo la comprensión del fenómeno desde diferentes perspectivas.
Finalmente, se llevó a cabo una observación participante durante los períodos de mayor
demanda de matriculación.
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Esta técnica etnográfica permitió registrar in situ los procesos, las interacciones y las
situaciones que podrían influir en la eficiencia administrativa, complementando los datos
recolectados mediante las otras técnicas.
Los datos cuantitativos fueron analizados mediante métodos estadísticos descriptivos e
inferenciales, utilizando software especializado. Por su parte, los datos cualitativos fueron
sometidos a un riguroso análisis de contenido, siguiendo procedimientos sistemáticos de
codificación, categorización y triangulación para garantizar la validez y confiabilidad de los
hallazgos.
Las variables empleadas en el estudio fueron definidas conceptual y operacionalmente,
basándose en los marcos teóricos y las normativas vigentes en el Sistema de Educación
Superior ecuatoriano. Algunas de las variables clave fueron la eficiencia administrativa, la
calidad de los procesos de matriculación, la satisfacción estudiantil, el aprovechamiento de
recursos humanos y tecnológicos, entre otras.
En resumen, la metodología empleada en este estudio combinó técnicas cuantitativas y
cualitativas, involucrando a diversos actores clave y utilizando herramientas rigurosas de
recolección y análisis de datos. Esta estrategia integral permitió obtener resultados confiables
y válidos, brindando una comprensión profunda y multidimensional de la eficiencia
administrativa y los procesos de matriculación en la Universidad de Guayaquil.
4. Resultados
En esta sección, se presentan los resultados obtenidos a través de las diversas estrategias
metodológicas empleadas en el estudio, con el fin de evaluar la eficiencia administrativa y
los procesos de matriculación en la Universidad de Guayaquil. Los datos recopilados se
analizan de manera objetiva y detallada, sin emitir juicios de valor, y se exponen los hallazgos
más relevantes de acuerdo con los instrumentos de investigación utilizados.
Las encuestas estructuradas aplicadas al personal administrativo y académico involucrado en
los procesos de matriculación arrojaron resultados cuantitativos significativos. A
continuación, se presentan los principales hallazgos:
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Tabla 1
Eficiencia percibida de los procesos de matriculación
Nivel de eficiencia percibida
Porcentaje de respuestas
Muy eficiente
15%
Eficiente
32%
Moderadamente eficiente
38%
Poco eficiente
12%
Nada eficiente
3%
Estos resultados indican que, si bien una proporción significativa (47%) considera los
procesos de matriculación como eficientes o muy eficientes, existe un margen considerable
para la mejora, ya que el 53% percibe niveles moderados o bajos de eficiencia.
Tabla 2
Satisfacción con los procesos de matriculación
Nivel de satisfacción
Porcentaje de respuestas
Muy satisfecho
10%
Satisfecho
28%
Neutral
35%
Insatisfecho
20%
Muy insatisfecho
7%
Los datos revelan que solo el 38% del personal administrativo y académico se encuentra
satisfecho o muy satisfecho con los procesos de matriculación actuales. Un porcentaje
significativo (35%) mantiene una posición neutral, y el 27% restante reporta algún nivel de
insatisfacción.
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Tabla 3
Aprovechamiento de recursos humanos y tecnológicos
Nivel de aprovechamiento
Recursos humanos
Muy alto
8%
Alto
25%
Moderado
42%
Bajo
20%
Muy bajo
5%
Estos resultados sugieren que existe una percepción general de aprovechamiento moderado
de los recursos humanos y tecnológicos en los procesos de matriculación. Mientras que un
tercio del personal percibe un aprovechamiento alto o muy alto, una proporción considerable
(25% para recursos humanos y 20% para recursos tecnológicos) considera que el
aprovechamiento es bajo o muy bajo.
Las entrevistas semiestructuradas y los grupos focales realizados con representantes
estudiantiles, personal administrativo y académico proporcionaron información cualitativa
valiosa sobre las experiencias, opiniones, desafíos y sugerencias relacionadas con la
eficiencia administrativa y los procesos de matriculación. A continuación, se presentan los
hallazgos más relevantes:
1. Experiencias y percepciones de los estudiantes:
Los representantes estudiantiles expresaron diversas preocupaciones y sugerencias en
relación con los procesos de matriculación. Algunos de los aspectos clave mencionados
fueron:
• Largos tiempos de espera y filas excesivas durante los períodos de mayor demanda.
• Falta de claridad en la comunicación de requisitos y plazos.
• Dificultades para acceder a información actualizada y sistemas en línea.
• Necesidad de mejorar la atención al estudiante y la capacitación del personal.
• Solicitud de implementar mecanismos de matrícula en línea más eficientes.
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• Insatisfacción con la organización y señalización en los espacios físicos destinados a
la matriculación.
• Percepción de falta de personal suficiente para atender la demanda en ciertos
períodos.
2. Desafíos y oportunidades identificadas por el personal administrativo y académico:
Durante los grupos focales, el personal administrativo y académico destacó los siguientes
desafíos y oportunidades de mejora:
• Necesidad de optimizar los recursos humanos disponibles durante los períodos de
mayor demanda.
• Limitaciones en la infraestructura tecnológica y los sistemas de información actuales.
• Falta de capacitación continua y actualización de conocimientos en el personal.
• Resistencia al cambio y falta de compromiso con la mejora continua en algunas áreas.
• Oportunidades para implementar sistemas de matrícula en línea y automatización de
procesos.
• Importancia de mejorar la comunicación y la atención al estudiante.
• Necesidad de mejorar la organización y señalización de los espacios físicos
destinados a la matriculación.
• Solicitud de ampliación y mejora de la infraestructura física relacionada con los
procesos de matriculación.
La observación participante realizada durante los períodos de mayor demanda de
matriculación permitió registrar in situ las situaciones, procesos e interacciones que podrían
influir en la eficiencia administrativa. Algunos de los hallazgos más significativos fueron:
• Largos tiempos de espera y congestión en áreas específicas, como oficinas de registro
y entrega de documentación.
• Falta de personal temporal para atender la alta demanda en ciertas etapas del proceso.
• Dificultades en el manejo y organización de la documentación física.
• Limitaciones en la infraestructura física, como espacios de espera reducidos, falta de
señalización adecuada y climatización deficiente.
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• Situaciones de confusión y desinformación entre los estudiantes debido a la falta de
comunicación efectiva.
• Evidencia de insatisfacción y malestar de los estudiantes debido a las largas esperas
y la falta de organización.
• Dificultades para el personal administrativo y académico para atender de manera
eficiente la alta demanda en ciertas etapas del proceso.
En general, los resultados obtenidos a través de las diferentes técnicas de investigación
empleadas revelan áreas de oportunidad significativas para mejorar la eficiencia
administrativa y los procesos de matriculación en la Universidad de Guayaquil. Si bien se
identificaron aspectos positivos, los datos sugieren la necesidad de implementar estrategias
integrales que aborden aspectos como la optimización de recursos humanos y tecnológicos,
la capacitación del personal, la mejora de la comunicación y atención al estudiante, la
implementación de sistemas en línea, la ampliación y mejora de la infraestructura física, la
gestión del cambio organizacional y la promoción de una cultura de mejora continua en todos
los niveles.
5. Discusión
Los resultados obtenidos en este estudio sobre la eficiencia administrativa y los procesos de
matriculación en la Universidad de Guayaquil brindan una perspectiva valiosa y permiten
establecer comparaciones y contrastes con otros trabajos publicados en el ámbito de la
educación superior. A continuación, se discuten los hallazgos más relevantes en relación con
la literatura científica existente, resaltando los aportes y discrepancias identificados.
En primer lugar, los niveles moderados de eficiencia percibida y satisfacción con los procesos
de matriculación reportados por el personal administrativo y académico coinciden con los
resultados de investigaciones previas en otros contextos. Por ejemplo, Villanueva-Barrón
(2019) encontró niveles similares de insatisfacción en su estudio sobre los factores que
afectan la eficiencia en los procesos de matriculación en universidades peruanas.
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Estos hallazgos resaltan la necesidad de abordar de manera integral las áreas de mejora
identificadas, como la optimización de recursos, la capacitación del personal y la
implementación de tecnologías, a fin de lograr una mayor eficiencia y satisfacción en estos
procesos clave.
En cuanto a la percepción de un aprovechamiento moderado de los recursos humanos y
tecnológicos, los resultados obtenidos difieren parcialmente de los reportados por
Hernández-Arteaga et al. (2020), quienes encontraron una mayor resistencia al uso de
sistemas de información y tecnologías en la gestión administrativa universitaria. Esta
discrepancia podría atribuirse a las diferencias en el contexto institucional y cultural, así
como al nivel de capacitación y familiaridad del personal con las herramientas tecnológicas
disponibles. No obstante, ambos estudios coinciden en la necesidad de abordar estos desafíos
mediante programas de formación continua y una adecuada gestión del cambio
organizacional.
Las experiencias y percepciones de los estudiantes reportadas en este estudio guardan
similitudes con las halladas por Sánchez-Galán et al. (2020) y Garcés-Cano et al. (2021). En
ambos casos, los estudiantes manifestaron preocupaciones relacionadas con los tiempos de
espera, la falta de claridad en la comunicación y la necesidad de implementar sistemas de
matrícula en línea más eficientes. Estos aspectos resaltan la importancia de adoptar enfoques
centrados en el estudiante y mejorar la calidad del servicio brindado durante los procesos de
matriculación.
En cuanto a los desafíos y oportunidades identificados por el personal administrativo y
académico, los hallazgos coinciden con los reportados por López-Leyva et al. (2019) y
Fernández-Ruiz et al. (2022), quienes destacaron la importancia de implementar sistemas de
gestión de la calidad, indicadores de desempeño y una cultura de mejora continua en las
instituciones de educación superior. Estos elementos son fundamentales para optimizar los
procesos administrativos y académicos, incluyendo los relacionados con la matriculación
estudiantil.
En contraste con algunos estudios previos, los resultados de esta investigación no revelaron
una resistencia significativa al cambio por parte del personal administrativo y académico.
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Sin embargo, se identificó la necesidad de fortalecer el compromiso y la participación activa
en los procesos de mejora continua, aspecto que coincide con las recomendaciones de García-
Peñalvo et al. (2020) y Vásquez-Gómez et al. (2021) en relación con la gestión del cambio
en las instituciones de educación superior.
En resumen, los hallazgos de este estudio aportan evidencia empírica sobre los desafíos y
oportunidades en torno a la eficiencia administrativa y los procesos de matriculación en una
institución de educación superior ecuatoriana. Si bien se identifican coincidencias con
investigaciones previas en cuanto a áreas de mejora y estrategias a implementar, también se
resaltan aspectos particulares del contexto institucional y cultural que deben ser
considerados. Esta discusión contribuye a enriquecer el diálogo académico y profesional en
torno a esta temática, brindando una perspectiva adicional que puede ser valiosa para futuras
investigaciones y la toma de decisiones en el ámbito de la gestión universitaria.
6. Conclusiones
El presente estudio tuvo como objetivo evaluar la eficiencia administrativa y los procesos de
matriculación en la Universidad de Guayaquil, con el fin de identificar áreas de mejora y
proponer estrategias para optimizar estos procesos clave. A través de una rigurosa
metodología que combinó técnicas cuantitativas y cualitativas, se lograron obtener resultados
valiosos y una comprensión profunda de la situación actual y los desafíos a abordar.
Los hallazgos revelaron que, si bien existe una percepción moderada de eficiencia y
satisfacción por parte del personal administrativo y académico involucrado en los procesos
de matriculación, hay un margen considerable para la mejora. Aspectos como los largos
tiempos de espera, la falta de claridad en la comunicación de requisitos y plazos, y las
dificultades en el acceso a información actualizada y sistemas en línea fueron identificados
como áreas de preocupación por parte de los representantes estudiantiles.
Asimismo, se evidenció una necesidad de optimizar el aprovechamiento de los recursos
humanos y tecnológicos disponibles durante los períodos de mayor demanda de
matriculación.
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Si bien se reconoció el potencial de las herramientas tecnológicas para agilizar y simplificar
estos procesos, también se identificaron limitaciones en la infraestructura y sistemas de
información actuales, así como una falta de capacitación continua del personal en el uso
efectivo de estas tecnologías.
Los resultados obtenidos a través de la observación participante reforzaron estas
conclusiones, destacando la necesidad de mejorar la organización y señalización de los
espacios físicos destinados a la matriculación, así como la importancia de contar con una
infraestructura adecuada que brinde comodidad y facilite el flujo de estudiantes durante los
períodos de alta demanda.
A partir de los resultados obtenidos, se concluye que es imperativo implementar estrategias
integrales que aborden aspectos como la optimización de recursos humanos y tecnológicos,
la capacitación del personal, la mejora de la comunicación y atención al estudiante, la
implementación de sistemas en línea, la ampliación y mejora de la infraestructura física, la
gestión del cambio organizacional y la promoción de una cultura de mejora continua en todos
los niveles de la institución. Estas acciones permitirán no solo mejorar la eficiencia
administrativa y los procesos de matriculación, sino también contribuir a la calidad educativa,
la satisfacción estudiantil y el posicionamiento de la Universidad de Guayaquil como una
institución líder en la educación superior ecuatoriana.
En última instancia, este estudio subraya la importancia de un enfoque equilibrado y
colaborativo en la adopción de la inteligencia artificial en la educación. Si bien las
tecnologías avanzadas pueden potenciar el aprendizaje y la enseñanza, su implementación
debe ser guiada por principios éticos y pedagógicos sólidos para asegurar un futuro educativo
sostenible y enriquecedor.
Conflicto de Intereses
Los autores declaran que este estudio no presenta conflictos de intereses y que por tanto, se ha seguido
de forma ética los procesos adaptados por esta revista, afirmando que este trabajo no ha sido publicado
en otra revista de forma parcial o total.
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